BỘ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG:
Toggle Content
Toggle Content
- How to create and configure a smart list?
- Explain: the status column
- How to create a report?
1.Hướng dẫn thiết lập quyền
Tình huống: Bạn là Quản trị viên của hệ thống CRM Talgent. Các Lãnh đạo cấp cao muốn được vào Talgent để xem xét tình hình và chi tiết công việc của mọi người, nhưng họ không có nhu cầu vào mục Cài đặt của hệ thống để tránh chỉnh sửa nhầm lẫn/sai sót.
Quyền trong một hệ thống bao gồm những tác vụ họ có thể làm đối với từng chức năng của hệ thống và những dữ liệu mà họ được phép nhìn thấy/truy cập/tác động lên.
Bất kì hệ thống CRM nào cũng cần phải thiết lập các Phân Quyền cơ bản.
Một trong những công việc đầu tiên khi tiếp nhận hệ thống mới đó là thiết lập Phân Quyền trong hệ thống để mỗi thành viên trong hệ thống sẽ được gán Quyền phù hợp với chức vụ và quyền hạn của họ.
Ở Tình huống trên, ta cần phải thiết lập 1 Quyền mới với các yếu tố:
– Được vào mọi tính năng của hệ thống, trừ mục Cài đặt
– Có quyền được Xem
– Truy cập dữ liêu: Tất cả
Hãy bắt đầu tạo và thiết lập Phân Quyền mới:
1. Thanh công cụ > Cài đặt > Người dùng và Quyền truy cập > Phân quyền. Đây là giao diện quản lý các Phân Quyền. Bấm Thêm để bắt đầu tạo 1 Quyền mới
2. Tab Sự cho phép: Đây là nơi bao gồm các chức năng của hệ thống, bạn sẽ thiết lập bằng cách chỉ định xem người dùng sẽ được làm gì đối với từng chức năng
Ở tình huống này, Lãnh đạo được phép vào mọi tính năng của hệ thống trừ Cài đặt. Vậy đối với Tính năng System Admin, ta tắt bỏ mọi quyền trong đó để ẩn Cài đặt của hệ thống
Đối với các tính năng khác, họ chỉ có nhu cầu Xem, vậy hãy chỉ bật khả năng Xem (View Only)
3. Tab Truy cập dữ liệu: Đối với từng chức năng trong hệ thống, bạn chỉ định xem người dùng có thể xem/tác động được những đối tượng nào.
Vì ta đã thiết lập quyền Chỉ Xem (View Only) ở tab Sự cho phép, với Tình huống này, ta sẽ cho phép Quyền được truy cập Mọi dữ liệu (All)
4. Tab Quyền thành viên: Tại đây bạn có thể quản lý được những thành viên nào đang được gán quyền tới.
Bạn có thể gán quyền cho Thành viên khác trong hệ thống bằng cách bấm Thêm
Kết quả: Vậy là xong, bạn đã tạo thành công Quyền Lãnh đạo – Chỉ xem
Hãy tham khảo thêm cách Phân quyền cho người dùng trong hệ thống (Xem thêm Phân quyền cho người dùng)
2. Phân quyền cho người dùng
Tình huống: Bạn là Quản trị viên của hệ thống CRM Talgent. Các Lãnh đạo cấp cao muốn được vào Talgent để xem xét tình hình và chi tiết công việc của mọi người, nhưng họ không có nhu cầu vào mục Cài đặt của hệ thống để tránh chỉnh sửa nhầm lẫn/sai sót.
Đây chính là Tình huống trong tài liệu Tôi muốn thiết lập Quyền trong Talgent nơi sẽ giúp bạn thiết lập và cài đặt Quyền Lãnh đạo – Chỉ xem. (Xem thêm Tôi muốn thiết lập Quyền trong Talgent)
Công việc của bạn bây giờ sẽ là phân quyền này đến tài khoản của Lãnh đạo đó hoặc những người khác.
Có 2 cách để gán quyền cho người dùng:
Cách 1:
Thanh công cụ > Cài đặt > Người dùng và Quyền truy cập > Phân quyền. Đây là giao diện quản lý các Phân Quyền.
Chọn quyền Lãnh đạo – Chỉ xem > Chỉnh sửa
Chuyển đến tab Quyền người dùng > Thêm. Chọn những người dùng mà bạn muốn phân quyền này tới. Áp dụng để thực hiện việc gán quyền
Cách 2:
Thanh công cụ > Cài đặt > Người dùng và Quyền truy cập > Người dùng & Nhóm. Đây là giao diện quản lý người dùng trong hệ thống
Chọn người bạn muốn phân quyền tới > Chỉnh sửa
Ở mục Quyền, hãy chọn Quyền Lãnh đạo – Chỉ xem.
Lưu ý, 1 tài khoản trong hệ thống có thể có nhiều Quyền, và kết quả cuối cùng sẽ là kết hợp của các quyền họ có. Hãy bấm Xem trước các quyền để biết được quyền hạn thực của họ
Kết quả: Vậy là bạn đã tạo và phân quyền thành công cho Lãnh đạo, người ấy sẽ chỉ có thể Xem các chức năng (trừ Cài đặt) và có mọi dữ liệu trong hệ thống để thực hiện các tác vụ cơ bản như Chạy Báo cáo, Dự đoán,…
3. Hướng dẫn tạo nhóm và cho người dùng vào nhóm
Tình huống: Bạn được phân công công việc phân chia và sắp xếp các Nhân viên thành các Nhóm/Đội ngũ và chỉ định người làm Quản lý Nhóm. Đầu tiên sẽ là Nhóm Bán hàng.
Chúng ta nên nhóm những người có cùng chung công việc hay cùng nằm trong bộ phận thực tế để sắp xếp thành hệ thống các Nhóm.
Các Nhóm này sẽ giúp bản thân người quản lý và Talgent dễ dàng trong việc nắm bắt thông tin, nhóm dữ liệu, từ đó giúp Talgent thực hiện các tác vụ khác như tạo Hộp thư Nhóm (Xem thêm Làm cách nào để tạo hộp thư cho Nhóm), chạy Dự báo (Xem thêm Tôi muốn xem Dự báo cho Đội ngũ Bán hàng của mình)
Tạo Nhóm mới
- Hãy vào giao diện quản lý Nhóm: Thanh công cụ > Cài đặt > Người dùng và Quyền truy cập > phân mục Người dùng & Nhóm > tab Nhóm
- Bấm Thêm để tạo Nhóm mới
- Bạn hãy nhập liệu cho Nhóm mới này:
– Tên nhóm: Tên đặt của Nhóm mới
– Thêm: Bắt đầu thêm ngay thành viên cho Nhóm. Bạn hãy tìm và chọn các thành viên đang có sẵn trên hệ thống
– Lưu lại để hoàn tất việc thêm/tạo mới
Quản lý Nhóm và chỉ định Quản lý Nhóm
- Hãy vào giao diện quản lý Nhóm: Thanh công cụ > Cài đặt > Người dùng và Quyền truy cập > phân mục Người dùng & Nhóm > tab Nhóm
- Chọn một Nhóm > Chỉnh sửa
- Tại đây, bạn có thể:
– Sửa tên Nhóm
– Thêm/loại bỏ Thành viên Nhóm. Một người có thể làm Thành viên của nhiều Nhóm khác nhau
– Chỉ định Quản lý Nhóm. Bạn có thể chọn nhiều người làm Quản lý của Nhóm
– Lưu lại để hoàn tất việc chỉnh sửa.
Kết quả: Vậy là bạn đã tạo thành công Nhóm/Đội ngũ Bán hàng của mình.
Từ đó bạn có thể thiết lập Hộp thư Nhóm (Xem thêm Làm cách nào để tạo hộp thư cho Nhóm), chạy Dự báo (Xem thêm Tôi muốn xem Dự báo cho Đội ngũ Bán hàng của mình)
4. Hướng dẫn tạo hộp thư nhóm
Tình huống: Đội ngũ Bán hàng của bạn làm việc với khách hàng rất nhiều, từ tìm kiếm Tiềm năng, Liên hệ đến đặt lịch các cuộc họp và thống kê lại lên CRM. Công việc của nhóm sử dụng chủ yếu qua Gmail và bạn cần ứng dụng CRM giúp lưu lại những bản ghi mới cho Tiềm năng.
Để thuận tiện cho công việc của bạn, Talgent cung cấp giải pháp kết nối Gmail. Bằng cách liên kết tài khoản Gmail với Talgent và gắn hộp thư Talgent, mỗi khi liên lạc với một Tiềm năng mới qua Email, hệ thống sẽ tự cập nhật một bản ghi mới để tiện theo dõi qua hệ thống mà bạn không cần phải nhập lại bằng tay.
Để tạo hộp thư cho Nhóm, trước hết bạn phải tạo Nhóm (Xem thêm Hướng dẫn cách tạo Nhóm và thêm người dùng vào nhóm)
Sau đó, ở Thanh điều hướng bạn vào Cài đặt > Thư điện tử > phân mục Hộp thư Nhóm và bắt đầu Thêm mới
Nhóm: Hãy chọn Đội/Nhóm mà bạn muốn thiết lập hòm thư
Hộp thư bên ngoài: Cho phép Talgent liên kết với tài khoản Gmail để tích hợp thêm các tính năng
Hộp thư Talgent: Hộp thư của hệ thống cho Nhóm của bạn. Mỗi lần bạn thực hiện thao tác Tạo địa chỉ Email mới, hệ thống sẽ sinh ra một hòm thư mới để sử dụng
Các tùy biến khác để tinh chỉnh Hòm thư Nhóm
Lưu lại để hoàn tất việc tạo mới.
Kết quả: Vậy là bạn đã hoàn tất việc liên kết hộp thư Nhóm bạn với Gmail. Khi liên lạc với tiềm năng qua email, bạn hãy Bcc địa chỉ của Hộp thư bên ngoài để tự động tạo/lưu trữ các Email phù hợp với Tiềm năng/Liên hệ trong hệ thống
5. Hướng dẫn tạo mẫu thư
Tình huống: Mỗi khi hệ thống tiếp nhận một Tiềm năng mới, bạn muốn Talgent tự động gửi 1 mail thông báo cho Tiềm năng để chào mừng họ tới với Talgent!
Nhưng thực tế là, chỉ trong 1 ngày số lượng Tiềm năng mới được phân công có thể lên tới 200 người. Việc soạn thảo nội dung Email tương ứng với mỗi Tiềm năng là không hề khả thi, chưa kể sai sót và chậm trễ thời gian.
Để giải quyết vấn đề này, Talgent giúp bạn thiết lập các mẫu Email để bạn tùy ý chỉnh sửa giao diện hiển thị và dữ liệu. Hãy làm theo những chỉ dẫn sau:
Tại Thanh Công cụ > Cài đặt > Thư Email > Phân mục Mẫu thư điện tử để mở giao diện Quản lý Mẫu thư điện tử
Bấm Thêm để tạo mới Mẫu thư điện tử
Hãy thiết lập nội dung và cách hiển thị của mẫu Email này
Bạn có thể nhập tham số từ Trường dữ liệu thông qua việc chọn Bảng dữ liệu + Tên trường. Hệ thống sẽ lấy mã tham số của Trường dữ liệu để với mỗi đối tượng người nhận khác nhau, thông tin hiển thị sẽ thay đổi tương ứng
Bạn có thể cấu hình, tùy chỉnh văn bản cũng như thêm, bớt các nội dung và tệp đính kèm một cách thuận tiện
Bấm Lưu để hoàn tất việc tạo mẫu Email mới
