BỘ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG:
1. Thay đổi múi giờ, định dạng Ngày Tháng và Số
Tình huống: Tôi phải thuyết trình công việc của mình và sử dụng Talgent như một công cụ hỗ trợ hình ảnh. Nhưng đối tượng hôm ấy là người nước ngoài, mà giao diện Talgent của tôi lại đang là Tiếng Việt, khả năng tất cả mọi người hiểu được Tiếng Việt quả là không hề cao! Tôi muốn đổi định dạng ngôn ngữ và Ngày/Tháng của Talgent sang Tiếng Anh để thông dụng hơn với mọi người.
Doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển, trải dài qua nhiều đất nước và múi giờ khác nhau yêu cầu cho ứng dụng CRM cung cấp dải ngôn ngữ/định dạng đa dạng và chính xác. Talgent cố gắng đáp ứng nhu cầu đa ngôn ngữ và bạn có thể chuyển đổi ngôn ngữ/định dạng Ngày/Tháng một cách dễ dàng:
1.              Truy cập Thanh Công cụ > Cài đặt > Cài đặt tài khoản
2.              Để điều chỉnh ngôn ngữ hệ thống, hãy vào mục Ngôn ngữ mặc định và chọn Ngôn ngữ bạn muốn. Trong tình huống này ta chọn English (United States)
3.              Để điều chỉnh Định dạng Ngày/Tháng, hãy vào mục Định dạng ngày và số và chọn dạng English (United States) với tình huống này

4.              Hãy Lưu để hoàn tất việc thay đổi
Vậy là xong, bạn có thể thấy là giao diện, các trường, biểu mẫu và định dạng Ngày/Tháng của Talgent đã được chuyển sang Tiếng Anh, hãy kiểm tra nào:

2. Cài đặt và Cấu hình tự động hóa
Tình huống: Mỗi khi hệ thống tiếp nhận một Khách hàng mới, bạn muốn Talgent tự động gửi 1 mail thông báo cho Nhân viên Bán hàng được phân công đảm nhiệm, đồng thời giao công việc liên lạc Khách hàng mới
Nhưng thực tế là, chỉ trong 1 ngày số lượng Khách hàng mới được phân công có thể lên tới 200 người. Sẽ có rất nhiều việc phải làm xác định địa chỉ Email của mỗi Nhân viên Bán hàng, soạn thảo nội dung Email và bố trí công việc ngay khi được phân công Khách hàng mới.
Việc này mất quá nhiều thời gian và công sức để làm bằng tay, chưa kể sai sót và chậm trễ thời gian!
 
Tình huống trên chỉ là một trong rất nhiều trường hợp mà ta không thể dựa vào công việc nhập liệu bằng tay. Khi ấy chúng ta cần sự tự động hóa trong khâu quản lý dữ liệu để tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí vận hành
Talgent là một công cụ mạnh mẽ trong việc thiết lập các quy trình tự động hóa dựa trên các bộ lọc dữ liệu, cập nhật theo thời gian thực, từ đó thực thi các hành động định sẵn với dữ liệu một cách tuần tự và chính xác.
Việc thiết lập các quy trình tự động hóa với Talgent rất đơn giản:
  1. Tại Thanh Công cụ > Cài đặt > Tự động hóa để mở giao diện Quản lý Tự động hóa
  2. Trong Tình huống này, đối tượng là Khách hàng, nên ta chọn phân mục Khách hàng và Thêm để tạo chuỗi hành động tự động của hệ thống
  3. Hãy thiết lập các thông tin chung cho Chuỗi hành động Tự động như sau
  • Loại: Ta xác định giá trị này vì Tự động hóa sẽ xảy ra khi có thay đổi từ dữ liệu
  • Các hành động: Tích những hành động sẽ kích hoạt Tự động hóa này, trong Tình huống này ta sẽ chọn kích hoạt Tự động hóa khi có Thêm Khách hàng mới
  • Tiêu chí bổ sung: Các điều kiện bổ sung để lấy danh sách dữ liệu áp dụng. Trong trường hợp này ta chỉ cần tới đối tượng là Khách hàng
3. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH CHỈ SỐ XẾP HẠNG
Tình huống: Bạn muốn thiết lập các thước đo đánh giá Tiềm năng, để Đội ngũ Bán hàng của bạn nắm được Tiềm năng nào đang ở tình trạng tốt, đầy đủ thông tin, Tiềm năng nào thông tin còn sơ sài, cần được chú ý quan tâm hơn.
Chỉ số xếp hạng là một trong những tính năng nổi bật của Talgent trong việc nâng cao khả năng quản lý, đánh giá đối tượng dựa trên các tiêu chí và điều kiện đặt ra của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có những tiêu chí đánh ra riêng đối với từng đối tượng, vậy làm cách nào để bạn quản lý và cấu hình Chỉ số xếp hạng cho phù hợp?
Đầu tiên, bạn thực hiện các bước sau để mở giao diện quản lý chức năng Chỉ số xếp hạng:
  1. Ở trên Thanh điều hướng góc bên phải, chọn Cài đặt > Quản trị dữ liệu > phân mục Chỉ số xếp hạng
  2. Chọn đối tượng áp dụng Chỉ số xếp hạng, Talgent hỗ trợ các loại đối tượng như Tiềm năng, Liên hệ, Tài khoản, Thỏa thuận, Công việc  Sự kiện

Talgent chia mặc định 3 cấp xếp hạng, bạn có thể cấu hình các thông tin của chỉ số xếp hạng như sau
  • Nhãn: Tên của cấp xếp hạng
  • Màu: Màu biểu trưng cho cấp xếp hạng
  • Barem điểm: Phổ điểm của cấp xếp hạng. Đối tượng nằm trong phổ điểm nào sẽ nhận Nhãn và Màu của cấp xếp hạng tương ứng

  • Bảng bên dưới chứa các phép đo bạn thiết lập để làm tiêu chí đánh giá điểm cho đối tượng. Bạn có thể thêm/sửa/xóa/vô hiệu các hệ thống đo lường này (Xem thêm tài liệu Tôi muốn tạo phép đo đánh giá cho Tiềm năng để cấu hình phép đo)
 
Kết quả: Sau khi đã hoàn thành cấu hình Chỉ số xếp hạng, bạn hãy thử vào lại trang Quản lý Tiềm năng và xem chi tiết 1 Tiềm năng để tham khảo như ví dụ sau:

Như bạn thấy, Tiềm năng này đã có các tiêu chí đánh giá và xếp loại điểm tương ứng. Đội ngũ Bán hàng của bạn có thể biết được mình phải làm gì để nâng cao hiệu quả và chiến lược đối với Tiềm năng.
4. Quy trình bán hàng (Sales Pipeline)

Tình huống: Trong một doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều Đội ngũ Bán hàng đảm nhận việc bán những sản phẩm/dịch vụ khác nhau, mỗi Đội ngũ lại bao gồm nhiều Người Bán hàng với các kinh nghiệm khác nhau.

Bạn là người Quản lý quy trình CRM, bạn cần phải chuẩn hóa các quy trình bán hàng để mỗi Đội ngũ của bạn biết được những quy trình và các bước để thực thi những quy trình đó.

 Quy trình bán hàng – Pipeline là một chuỗi các hành động cụ thể mà mỗi Người Bán hàng cần phải thực hiện đối với mỗi Cơ hội. Điều này khá giống với các Tập công việc (Xem thêm Tôi muốn thiết lập Tập công việc để mọi người làm theo). Tuy nhiên Quy trình bán hàng là một khái niệm lớn hơn, chỉ được áp dụng với đối tượng Cơ hội và bản thân Quy trình bán hàng có thể bao gồm nhiều Tập công việc bên trong.

Từ Quy trình bán hàng, mỗi Người Bán hàng sẽ tuân theo các Quy trình và Công việc được giao tương ứng, đồng thời giúp người Quản lý dễ dàng nắm bắt và dự báo được doanh thu dự kiến trong tương lai (Xem thêm Tôi muốn xem Dự báo kinh doanh của Đội ngũ Bán hàng)

Để thiết lập Quy trình bán hàng:

  1. Trên Thanh công cụ > Cài đặt > Quản trị dữ liệu > phân mục Quy trình bán hàng > Thêm
  2. Bắt đầu nhập liệu cho Quy trình bán hàng của bạn bằng cách Thêm giai đoạn:
    – Mặc định sẽ có 2 Giai đoạn đại diện cho việc Cơ hội đã đóng: Thành công (100%) và Thất bại (0%)
    – Khi Thêm giai đoạn, bạn hãy nhập liệu cho Giai đoạn, bao gồm Xác suất (Tỉ lệ Cơ hội sẽ Thành công) và Tập công việc được giao cho chính Giai đoạn đó.
    – Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự của các Giai đoạn
    – Đối với Tình huống, ví dụ ta sẽ có Giai đoạn đầu tiên là Xác định Tiềm năngXác suất Cơ hội thành công khi mới ở Giai đoạn này chỉ là 10%, và Đội ngũ Bán hàng đảm nhận Cơ hội sẽ áp dụng Tập Công việc Tiếp cận Tiềm năng
  3. Hãy Lưu để hoàn tất việc thiết lập Quy trình bán hàng và trở về trang quản lý các Quy trình

Kết quả: Quay trở lại Tình huống, ta hãy xem một Cơ hội khi được áp dụng Quy trình bán hàng sẽ trông như nào nhé

Như bạn thấy, Cơ hội này đã được:

–  Áp dụng Quy trình bán hàng đã thiết lập

–  Đang ở Giai đoạn Đánh giá Tiềm năng

–   Xác suất thành công được xác định ở 10%

–  Công việc trong Tập công việc đã được bàn giao

5. Hướng dẫn tạo và quản lý nhãn (tags)
Tình huống: Các Nhân viên Bán hàng của bạn góp ý về việc có tính năng nào có thể đánh dấu nhanh một số trạng thái, nhận xét hoặc lưu ý đối với đối tượng họ đang làm việc. Có thể là với Khách hàng này cần gọi điện trước, với đối tượng Tiềm năng kia thì cần chú ý nhiều hơn.
Với Tình huống trên, những trạng thái hoặc nhận xét mà Nhân viên Bán hàng cần nên có khả năng được thêm vào một cách nhanh chóng và không phức tạp, đồng thời hiển thị trực quan và dễ nhìn. Ta có thể tạo thêm trường mới ở trong chi tiết của đối tượng (Xem thêm Tôi muốn quản lý Trường dữ liệu của hệ thống Talgent). Tuy nhiên việc quản lý và thao tác lại phức tạp hơn so với nhu cầu thực tế.
Vì vậy, tính năng Tags, hay còn gọi là thẻ nhãn, là rất phù hợp trong Tình huống này. Các thẻ Tags được thêm vào rất nhanh và hiển thị trực quan và gọn gàng.
Trước tiên, chúng ta hãy đi tới trang Quản lý Tags để thêm mới những thẻ Tags cần sử dụng trong hệ thống:
  1. Thanh Công cụ > Cài đặt > Quản lý Tags. Tại đây chúng ta có thể chỉnh sửa hoặc xóa các Tags đã tồn tại trong hệ thống. Hãy bấm Thêm để tạo thêm thẻ Tag mới
  2. Nhập thông tin cần thiết của thẻ Tag như tên thẻmàu nềnmàu chữ. Hãy tích chọn những đối tượng bạn muốn áp dụng thẻ Tag này
Kết quả: Hãy kiểm tra xem các thẻ Tags của bạn đã hiển thị hợp lý chưa với Tình huống bên trên.
  1. Thêm thẻ Tag Cần gọi điện trước với đối tượng Khách Hàng:
  2. Thêm thẻ Tag Cần chú ý cho đối tượng Tiềm năng
6. Hướng dẫn tạo tệp công việc
Tình huống: Bạn làm quản lý mảng Tiềm năng. Bạn đã nghiên cứu ra cách tiếp cận Tiềm năng hiệu quả và chia sẻ lại để các thành viên thực hiện theo. Vậy bạn sẽ cần tạo một Tập công việc và áp dụng cho mảng Tiềm năng để đội ngũ bán hàng thực hiện các bước được hướng dẫn
 
Bạn muốn cải thiện năng suất trong toàn bộ đội ngũ bán hàng của mình, chuẩn hóa các thủ tục công việc, giảm thời gian chờ trễ và làm cho nhân viên bán hàng của bạn tự chủ hơn?
Vậy hãy tạo cho hệ thống CRM những Tập công việc. Talgent cho phép bạn tạo các Tập công việc cho từng đối tượng để bạn có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp các thành viên bám theo sát sao và đánh giá, theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan và xuyên suốt.
  1. Đầu tiên bạn cần tạo Tập công việc mới: Hãy vào Cài đặt > Quản trị dữ liệu > phân mục Tập công việc. Đây là nơi để quản lý và tạo mới Tập công việc cho hệ thống
  2. Chọn Thêm mới và nhập thông tin của Tập công việc.
  3. Ở mục Đối tượng, hãy chọn các đối tượng/mảng mà bạn muốn Tập công việc này có thể được dùng. Ở tình huống này ta chọn Tiềm năng

Bắt đầu Thêm công việc cho Tiềm năng của bạn
  1. Sau khi đã thêm một vài công việc cơ bản, bạn có thể tinh chỉnh lại thứ tự/chỉnh sửa/thêm/xóa các công việc được giao cho đội ngũ bán hàng khi áp dụng Tập công việc này lên hệ thống Tiềm năng. Bấm Lưu để hoàn tất việc tạo mới
Vậy là bạn đã tạo mới thành công Tập công việc cho đội ngũ của bạn. Hãy quản lý và áp dụng Tập công việc vào đối tượng mà bạn mong muốn.
Kết quả: Vậy là bạn đã tạo 1 Tập công việc mẫu. Bây giờ hãy áp dụng vào cho 1 Tiềm năng nào
Sau khi áp dụng Tập công việc trên, những công việc sẽ được tự động thêm vào. Bạn luôn có thể thêm/bớt một số công việc lẻ bằng tay tùy ý muốn và tình hình thực tế